業務改善に挑戦No.7 業務分担のコントロール

■　職務分掌

格好いい言葉を使えば職務分掌ってなるんですが、ようするに仕事の分担のお話です。

どんな仕事をしていてもそうですが、自分が担当している仕事を引き継ぐのは簡単な話ではありません。いえ、能力に大差ないなら、仕事を引き継ぐだけなら簡単なのですが、記録に残らない顧客とのやりとりとか、暗黙の了解とか、そういうのがあると一気に難しくなります。

日頃から引継ぎの準備をしていれば良いのですが、なかなか難しいものです。しかし、仕事の中には誰であっても簡単に担当できるものもあるものです。

簡単なものというと、ごく単純なルーチンワークや単純作業（コピー、FAX）が分かりやすいです。こういった、基本的なマニュアルと、最初に１〜２回程度ついてあげるだけで問題なくこなせるようになる仕事というのは、どこの組織でもあると思います。

■　雑用

要するに雑用の類なのですが、何故だかやる人が固定されています。誰でもできるのに、同じ人が自分の仕事として抱えていて、誰もが当たり前のように見ています。まぁ、大抵は若手が担当してますかね。

実のところ、普段はそれでも良いと思っています。石の上にも三年なんて言葉がありますが、雑用というのもバカに出来ないものがあると思います。

例えば、作成した資料を配布して歩く業務があれば、配布する資料の中を見るチャンスもあるかもしれません。配布する人に顔と名前を覚えてもらえるかもしれません。ゴミ捨てや掃除であっても、きちんとこなしていれば仕事への真剣な取り組みをアピールすることにも繋がるかもしれません。

このように、考えようによってはチャンスではあるのですが、やはり雑用は雑用であって、重要な業務とは言い切れない部分があります。

■　コントロール

私が問題に感じるのは、それを担当している人が忙しくなっても雑用（役割分担）をそのままにしている点です。

部署で当番を決めて行っている簡単な作業があります。特に問題なければ15分程度で終わる仕事なので、普段は良いのですが、部署の中で忙しくなった（つまり、残業が多くなっている）人に対しても、その雑用を当たり前のように続けさせることに強い違和感を覚えます。

私の感覚では、その人の仕事が落ち着くまで、その雑用の担当から外してあげるべきだと思うのです。

その人でないと、あるいは、その人に頑張ってもらいたいと期待を掛けて仕事をさせるのであれば、その人がそれまでに持っていた仕事の一部を、余裕がある人に配分した方が効率が良い。というか、部署全体に負荷を分散させることが出来ます。

そのあたり、上司がきちんと各人の仕事内容を把握してコントロールしないといけないと思うのです。

■　後書き

長々と書きましたが、ようは愚痴です。

ある人に負荷が掛かっているのに上司がコントロールする気がないようなので私から提案したら、「たかが何十分の作業で何が変わる」とか騒ぎ出したのです。

はぁ〜、マジかよ（溜息）。

例え１日１０分の仕事でも、週５日で５０分なんだよ？忙しい人って心に余裕がなくなるんだよ？負荷を少なくして一つの物事に集中させた方が効率が良いんだよ？それをコントロールするのが上司の仕事なんじゃないの？

・・・なんか、疲れてきた。

結局、ゴリ押しして意見を通しましたけどね。業務改善ってことでハード面（仕組み）を重視して考えていたのですが、ソフト面（教育）も並行して進めないと絵に描いた餅になりそうですね。

前回：業務改善に挑戦No.6 停滞

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