社内SEの徒然なる日記

共有フォルダを整理してみた

■ 共有フォルダ

ファイルサーバに共有フォルダを設けて、共通で使用する情報はそこの入れるようにしています。まぁ、別に珍しくもない運用ですね。

ただ、運用方法に明確なルールが無いので、気が付いたら必要な情報がどこにあるか分からない状態になっていました。

・・・これは、まずいなぁ。

■ 運用方法

整理の前に運用ルールを決めたい気もしますが、細かくルールを作ると使いづらくなるのでやめときます。

あえてルールを作るとすれば、こんな感じかな?



1.フォルダ管理

①共有フォルダの直下には、大まかなグループに分けたフォルダを作成する。
②共有フォルダの直下には、無暗にファイル・フォルダを作成しない
③新しくフォルダを作る時は、既に存在するグループに纏められないか確認する。

2.名称

①名前から内容が分かるように意識する
②商品名や会社名などは、独自に変更しない
③〜〜最新、は禁止
④ファイルの内容と直接関係ない文字は使わない
⑤年度などの数字は小文字で記述する



フォルダ管理のルールは、フォルダを作りすぎると探すのが大変なので、ちょっと考えろって話です。

名称の①②は、そのファイルが何者なのかを分かりやすく、かつ検索時に引っかかりやすいようにするのが目的です。世の中には、iPadをi−Padとか記述する人もいるんですよ。

③も似たような理由なのですが、これを許すと変なファイルが量産されるので禁止したい所です。良くあるのが、〜最新1、〜最新2013、〜最新2014・・・って感じの履歴作成です。これをやられると、どれが最新なのか分からなくなります。

④も同じ目的ですね。作成者の名前を入れたり、ファイルを作成したソフト名を入れたりと、ファイルの内容と異なる情報を入れられると混乱するからです。

⑤は大文字の利点(年配の人は見やすい)はあるのですが、大文字と小文字が混在すると、名前で並び替えした時の並びがバラバラになるので統一した方が良いと思います。


本当は、一人一人が自分以外の人が使うこと、数年後にどうなるのか、なんてことを考える癖をつけていれば良いだけの話なんですけどね。

■ 後書き

簡単な運用ルールを考えてみましたが、重要なのは必要な情報を、必要な時に探し出せることかと思います(可用性ってやつですかね)。
それを可能にする方法があるのなら、別にルールなんてどうでもいいんですがね。


なお、ファイル共有の整理(移動、名称変更)を始めた途端に文句を言う人が出始めました。

全員の了承、変更前に変更内容の一覧を提出、って感じで段取りを取ったのですがね。まぁ、予想通りではあります。現状で問題が無い(と思っている人)にとっては、ただ面倒事が増えただけでしょうし。

こっちは、現状を変えようって時点で苦情を言われるのは覚悟の上。痛くも痒くもないのですよ。ふはははは!(愉悦)

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