社内SEの徒然なる日記

書式って暗黙のルールがあると思うのだが...

■ Excel管理表

システム関係の仕事をしていると、監査上の必要でいろいろな管理表を作る必要が出てくることがあります。

本来は、情報漏洩の対策や内部統制だのという重要なモノなのですが、現場レベルだと手間が掛かるだけなので、出来る限り手を抜きたいところです。

という事で、Excelで適当な管理表を作って運用するって事になる訳ですが...

■ どうしてそうなった?

例えば、USBメモリやCD-R、DVD-Rといった外部媒体への書込みを禁止していて、要求があった時に随時解放するっていうルールがあって、その記録を残す管理表を用意したとします。

こんな感じで作ったとします。
暗黙の書式のルール1

んで、こいつに同僚が新規行を追加しました。
暗黙の書式のルール2

...え?

■ 理解できないのか?

過去の入力内容から、日付を数値の8桁(yyyymmdd)で表現してるって分らないんでしょうか?そして、CD-Rをcd-rって小文字で入力することに疑問を感じなかったんでしょうか?

おそらく、日付なんだから日付の形式(yyyy/mm/dd)だろ。とか、別に小文字で良いじゃない。って何も考えずに入力したのでしょうが、データの一貫性を保つという意味が理解できないんでしょうかね?

いやね、これが営業とか、経理とかの人がやったなら、私も何も思わないのですが、社内SEとして10年以上の経験を積んだ人間にやられると、ガクッと来るのですよ。

■ 今はいいのだけど...

こういう事をすると、将来そのデータを使って何かする時が大変です。

例えば、ある期間内の区分がCD-Rの件数が欲しいってなった時に、各項目の書式に一貫性があればフィルタ機能とかで簡単に抽出できますが、適当に打たれていると、データを整理するところから始めないと行けないので、無駄な手間が掛かってしまいます。

その時、暇だったら良いのですが、もしも忙しかったら...

時間の価値って、常に等価ってわけじゃないと思うんだがねぇ。

■ 結局どうした

結局、シート保護やデータの入力規則といった機能を使って、好き勝手に入力出来ないようにしました。

ん?お前が細かいだけだって?

...はい、性分でして。
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